Productiviteit

Mailbeheer in Outlook

Erik van Rijswoud 2 reacties

“Elke dag je In-box leeg” [Meereffect]: Mailbeheer in Outlook

Mailbeheer in Outlook

In dit artikel geeft ik wat meer uitleg bij Mailbeheer in Outlook, hoe je e.e.a. kunt instellen. “Mijn” systeem voor Mailbeheer in Outlook is gebaseerd op David Alan’s “Getting Things Done” (GTD) en heb ik in de loop der jaren aangepast aan mijn eigen behoeften. Doe er je voordeel mee en pas het aan naar je eigen behoefte.

1. Introductie van Mailbeheer in Outlook

In een eerder artikel heb ik al kort uitgelegd hoe ik GTD in Outlook gebruik om mijn postvak ik zo leeg mogelij te houden. In dit artikel geeft ik wat meer uitleg bij Mailbeheer in Outlook hoe je e.e.a. kunt instellen, met screenshots ter illustratie. Dit artikel is gebaseerd op een oudere versie van Outlook maar is nog steeds relevant en bruikbaar.

Sommige mensen vinden het vervelend als hun In-box vol staat met allerlei mailtjes waar al dan niet iets mee moet gebeuren, anderen hebben daar totaal geen last van. Zelf heb ik graag een lege In-box maar ik wil wel graag weten welke acties er naar aanleiding van mailtjes nog gedaan moeten worden. Dat geeft rust in mijn hoofd, zonder dat ik dingen ga vergeten. Ik laat je graag zien hoe ik mijn Mailbeheer in Outlook doe.Mailbeheer in outlook: Snelklikken instellenvMailbeheer in outlook: Snelklikken instellen

“Mijn” systeem voor Mailbeheer in Outlook is gebaseerd op David Alan’s “Getting Things Done” (GTD) en heb ik in de loop der jaren aangepast aan mijn eigen behoeften. Doe er je voordeel mee en pas het aan naar je eigen behoefte.

2. Voorafgaande tips voordat je begint met mailbeheer in Outlook

  • Bekijk je mail op gezette tijden, bijvoorbeeld twee keer per dag om 10:00 uur en 14:00 uur. Niet meer dan dat
  • Zorg dat outlook niet automatisch opstart als je inlogt.
  • Zet outlook uit als je ergens geconcentreerd mee bezig moet zijn.
  • Zet meldingen op je bureaublad, en in je taakbalk, voor nieuwe mail uit!
  • Vertel je contacten dat je je mail niet de hele dag checkt en dat ze je moeten bellen als het zo belangrijk is dat het direct actie vergt
  • Zet in je handtekening op welke dagen je niet werkt, en waar men dan wel terecht kan.
  • Je kunt op dagen dat je niet werkt ook je afwezigheid assistent aanzetten, al is het maar één dag. Zet wel in je agenda dat je hem aan moet zetten, anders vergeet je het (Ik wel tenminste).
  • Gooi je prullenbak niet meteen leeg bij het afsluiten van outlook. Gooi 1x per week/maand oude mail handmatig permanent weg. Dan kun je altijd nog iets terughalen.
  • Gebruikt je organisatie MS-Teams dan ben je bezet als je in een vergadering zit of als je een geplande taak in je agenda hebt staan.
  • Cc is ter informatie, gewoonlijk is er geen actie nodig. Vertel je contacten dat je er op deze manier naar kijkt. Als ze van jou een actie verwachten dan moeten ze je niet in de cc zetten.
  • Als je Mailbeheer in Outlook consequent doet dan geeft het rust in je hoofd

3. Opzet van mailbeheer in Outlook

Onderstaande is gebaseerd op Outlook 2010 maar in principe werkt het in alle MS-Office (outlook) versies.

Om het schema te kunnen volgen heb je een paar dingen nodig:

  1. Een mappenstructuur onder je In-box voor projecten en andere referenties
  2. Default opvolgen (flag) actie (Ik gebruik “Morgen”)
  3. Categorieën, zoals
    1. Actie (voor mezelf)
    2. Wachten (op iemand anders)
    3. Later/Misschien
    4. Bespreken met …
    5. Voor overleg …
    6. Lezen
    7. Bellen
    8. etc.
  4. Default categorie (Ik gebruik “Wachten”)
  5. Maak filters (regels) voor:
    1. CC
    2. Reclame
    3. Nieuwsbrieven
    4. etc.
  6. Maak een zoekmap voor “Opvolgen” en zet deze in je favorieten
  7. Maak eventueel zoekmappen voor je categorieën en zet die eventueel ook in je favorieten.
  8. Een persoonlijke voorkeur van mij: Ik zet discussies aan in mijn In-box en in mijn projectmappen. Dan heb ik meteen alle informatie over een onderwerp bij elkaar (outlook kijkt ook naar alle andere mappen naar dezelfde discussie))

4. Mappenstructuur

Onder mijn In-box heb ik voor elk project een map aangemaakt, eventueel met submappen voor projecten met meerdere onderdelen of subprojecten. Maak niet teveel submappen want dan raak je de weg kwijt en kun je dingen moeilijk terugvinden. Let in de benaming erop dat submappen herkenbaar zijn als submap van een bepaald project. Als je bijvoorbeeld in elke projectmap een submap planning hebt zet er dan de afkorting van het betreffende project in, dat komt later weer van pas.

4.1. Map aanmaken

Klik met je rechter muisknop op “Postvak In” en dan op “Nieuwe map…”

Geef de map een naam en klik op OK

Voor een submap doe je hetzelfde door op de map te klikken die je al aangemaakt had.

Doe dit voor elk project/subproject en andere mappen die je nodig hebt.

Je kunt later altijd nog mappen toevoegen dus als je er nu een vergeet dan geeft het niet.

5. Default opvolgen (flag) actie

Ga naar “Opvolgen” – “Snelklikken instellen…”

Mailbeheer in outlook: Snelklikken instellenDefault opvolgen flag instellen

Stel in de selectiebox je default actie in:

Mailbeheer in outlook: Snelklikken instellen

Helaas kun je hier niet ingeven welke dag van de week, als je “Deze week” selecteert dan stelt outlook de datum van a.s. vrijdag in als einddatum. Selecteer je “Volgende week” dan stelt hij volgende week vrijdag als einddatum in.

Als je nu in je In-box op het vlaggetje achter een mailtje klikt dan krijg je in dit geval morgen een herinnering dat je deze taak moet doen. Hiervoor moet je wel herinnering voor taken aan hebben staan in de outlook opties.

6. Categorieën

De links in deze en volgende hoofdstukken doen het niet meer, ik zet dat op mijn ToDo lijstje. Dankzij Mailbeheer in Outlook is mijn inbox wel leeg maar mijn ToDo lijstje niet.

Stel veelgebruikte categorieën in. Klik op “Snelklikken instellen…”

Categorien
Maak er niet teveel want dan moet je scrollen.

Default categorie instellen

Je kunt ook een default actie instellen:

Default Categorie: WachtenHier is “Wachten” ingesteld, als je in je In-box achter je mail op het categorie vakje klikt dan wordt deze standaard toegekend.

7. Filters (Regels)

Ik heb filters gemaakt voor:

  • CC
  • Reclame en Nieuwsbrieven
  • Meldingen van de Servicedesk

Dit zijn meestal dingen waarop ik, niet meteen, actie op hoef te nemen. Soms zijn het dingen die ongelezen naar de prullenbak kunnen.

Ik verplaats mailtjes die aan de filters voldoen naar aparte mappen en kijk er naar wanneer ik tijd heb. De map kun je eventueel in je favorieten zetten om ze toch in beeld te houden, ik heb dat bijvoorbeeld alleen met de cc map gedaan. De rest staat gewoon tussen mijn andere mappen, daar kijk ik alleen naar als mijn oog er op valt. Of wekelijks tijdens “Onderhoud”.

Er zijn verschillende manieren om regels aan te maken. Je kunt bijvoorbeeld met rechts op een mail of afzender klikken en dan in de lijst “Regels” aanklikken. Het kan ook via “Bestand” – “Info” – “Regels en waarschuwingen beheren”. Je krijgt dan heel veel opties, hier moet je even mee spelen en uitproberen. Misschien wijdt ik er nog wel eens een artikel aan.

Regels instellen

8. Zoekmappen

Zoekmappen zijn handig om bijvoorbeeld alle ongelezen mail of geflagde mail op te zoeken.

Je kunt een zoekmap in je favorieten zetten zodat je er snel bij kunt en meteen overzicht hebt. klik erop met rechts en dan op “In favorieten weergeven” of sleep hem naar je favorieten.

Er staan al een aantal standaard zoekmappen in outlook.

Als je een nieuwe zoekmap wil aanmaken klik je met rechts op “Zoekmappen” en dan op “Nieuwe zoekmap”

Je kunt een zoekmap ook aanpassen, klik met rechts en selecteer “Deze zoekmap aanpassen”

Vul je criteria in en sla hem op

Ik heb de zoekmappen “CC” en “Ongelezen of opvolgen” aangemaakt en in mijn favorieten gezet.

Maak je favorieten lijst niet te lang want dan blijft er minder ruimte over voor je andere mappen.

9. Mijn werkwijze voor Mailbeheer in Outlook

  • Ik kijk alleen in mijn mail als ik daar tijd voor heb, dus als ik geen andere zaken gepland heb.
  • Omdat ik mijn mailbox gegroepeerd heb op discussies hoef ik niet de hele lijst door om te kijken of er mailtjes zijn die bij elkaar horen. Meestal heb je alleen het laatste mailtje nodig, de rest kan meteen naar de betreffende projectmap of naar de prullenbak..
  • Ik begin ook meestal bovenaan, mail die meer naar onder staat is soms al weer achterhaald door nieuwere mail of niet meer relevant. Het is me al een paar keer overkomen dat ik tijd had besteed aan het beantwoorden van een mailtje welke al opgelost bleek in een volgende mail.

De procedure voor mailbeheer in outlook

  1. Bekijk je mailtjes eerst globaal door en gooi weg wat niet belangrijk is
  2. Open een mail in het voorbeeldvenster en niet door dubbelklikken.
  3. Besluit eerst of je zelf actie moet ondernemen of iemand anders, in het tweede geval stuur je hem door. Als je reactie verwacht dan zet je op het doorgestuurde bericht een vlag, hangt de categorie “Wachten” er aan en sleep hem naar een projectmap.
  4. Besluit of je nu actie moet ondernemen, meestal hoeft dat niet meteen!
  5. Markeer als gelezen.
  6. Kun je het in 2 minuten afhandelen, dan meteen doen. Ongeacht welke prio het heeft.
  7. Duurt afhandeling langer dan 2 minuten? Dan vlaggetje er achter, geef meteen aan wanneer je een herinnering wil. Vandaag, Morgen, deze week of volgende week zijn snelkeuzes maar je kunt elke datum invoeren.
  8. Geef meteen minimaal één categorie mee, meer kan ook. Bijvoorbeeld Actie, Wachten, Later/misschien, Lezen, Bellen, Bespreken met …, Voor overleg … etc.
  9. Sleep het mailtje uit de In-box naar de betreffende projectmap.
  10. Herhaal vanaf 2
  11. JE INBOX IS LEEG

Vergeet je verzonden items niet

  1. Nu je map met verzonden items nog
    1. Als je nog op iemand wacht dan zet je er een vlaggetje achter en ken je de categorie “Wachten” toe.
    2. Verplaats hem naar de juist projectmap
    3. Verzonden items is nu ook leeg en je hebt alle correspondentie bij elkaar in de juiste projectmap.

En nu doorpakken

  1. Ga nu naar je zoekmap “Opvolgen” die je in je favorieten hebt gezet.
  2. Deze lijst kun je groeperen per categorie of per map.
    1. Stel dat je een telefoonrondje wil gaan doen dan klik je de categorie “Bellen” open en werk je de mailtjes daarin af.
    2. Stel dat je voor een bepaald project wil gaan werken, groepeer dan op “Map”, open het betreffende project en werk de mailtjes af. Is het klaar dan vink je het vlaggetje af.
    3. Zo hou je je aandacht bij één onderwerp of soort actie en hoef je niet telkens te schakelen. Overschakelen kost telkens tijd en het geeft rust in je hoofd als je alles bij elkaar houdt.
  3. Sommige dingen duren wat langer, deze kun je op een vrij blok in je agenda inplannen. Zet outlook uit als je aan dit soort taken werkt!
  4. Elke dag krijg je nu herinneringen voor taken die je gevlagd had als “Opvolgen” met een specifieke datum in stap 6. De rest hoef je niet naar te kijken, je krijgt op tijd een waarschuwing.
  5. Wees wel heel consequent met vlaggen, categoriseren en in de juiste map opslaan. Anders gaat je systeem onderuit.

Onderhoud een belangrijk onderdeel voor mailbeheer in outlook

  1. Plan 1x per week (ik doe het vrijdagmorgen) een uur “onderhoud” in om alle gevlagde e-mailtjes nog eens te bekijken.
    1. Sorteer je “Opvolgen“ zoekmap op datum, begin bij de oudste.
    2. Is er nog steeds actie nodig? Nee? Dan vlag weghalen.
    3. Wel actie nodig? Klopt de datum nog? Anders aanpassen.
    4. Zijn er dingen die nu al kunnen of die te laat zijn (kan eigenlijk niet)? Doen.
    5. Gefilterde Cc’s even bekijken, opvolgen op dezelfde manier als je In-box. Meestal kun je het na lezen meteen naar een projectmap verhuizen zonder verdere actie. Je bent weer op de hoogte maar je hoeft er niets mee te doen.
    6. Gefilterde reclame en nieuwsbrieven, ook daar kijk ik op dezelfde manier naar als naar mijn In-box. Meestal kan het weg (of Unsuscribe), soms wil ik het lezen dan zet ik er een vlaggetje achter en geef ik het de categorie “Lezen” mee en verplaats eventueel naar een projectmap
  2. Categorie “Wachten”. Als de termijn verstreken is kun je hem verlengen en een herinnering sturen, er achteraan bellen is sneller (categorie bellen instellen i.p.v. wachten), of misschien wel weggooien omdat het niet meer van toepassing is 🙂

Voordeel van bovenstaande methode is ook dat je niet in één grote bak naar een specifiek mailtje hoeft te zoeken. De zoekfunctie in outlook werkt niet echt makkelijk en je krijgt vaak veel onnodige hits. Als je weet wie een mailtje aan je gestuurd heeft en ongeveer wanneer dan weet je ook over welk project het gaat en kun je het makkelijk terugvinden in de betreffende projectmap, ook voor verzonden mailtjes.

Dit was mijn manier van Mailbeheer in Outlook, ik hoop dat je er wat van opgestoken hebt.

Bronnen voor beter mailbeheer in Outlook:

Onderstaande bronnen heb ik gebruikt, het zijn geen affiliate links.

  • Boek: David Alan: Getting Things Done (GTD)
    • Hierop is bovenstaande gebaseerd
  • http://www.meereffect.nl/
    • Trainingen
    • Artikelen, video’s
    • Nieuwsbrieven met tips
  • Google op “GTD” en “GTD in outlook”
  • http://gettingthingsdone.com/
    • De website van David Alan
    • Wel een beetje ‘Amerikaans’

Overige literatuur:

Overige boeken die zijdelings te maken hebben met mailbeheer in outlook, doe er je voordeel mee.

  • Stephen R. Covey – De 7 eigenschappen van effectief leiderschap
  • Timothy Ferriss – Een werkweek van 4 uur

Resourceplanning

Erik van Rijswoud Een reactie plaatsen

Volgens Eliyahu Goldratt  moet je (kort door de bocht) aan je resources vragen hoeveel tijd ze nodig hebben en ze dan de helft van de tijd ervoor geven. De rest is buffer in je resourceplanning. Lees het managementboek “Critical Chain” (De zwakste schakel) van Goldratt.

  • Mensen schatten de benodigde tijd veel te lang in, ze bouwen voor zichzelf al een ruime marge in.  
  • Als er teveel tijd is gaan mensen ook andere dingen tussendoor doen. Ze gaan multitasken, dat is slecht voor je concentratie (focus) en vergt opstarttijd om er weer in te komen. 
  • Als je mensen teveel tijd geeft dan gaan ze zich ernaar gedragen. Ze stellen het uit tot het laatste moment, als er dan iets mis gaat dan is je buffer al gebruikt.  
  • Of ze beginnen wel op tijd en zijn eigenlijk al klaar maar gaan het mooier en beter maken, terwijl het volgens de specificaties al voldoende is. Programmeurs hebben hier een handje van. Maar er zijn nog wel meer voorbeelden van te verzinnen. 
  • Als je ze minder tijd geeft dan moeten ze er al meteen aan beginnen om het op tijd klaar te krijgen.  
  • De buffer plan je in als één blok na alle taken op het kritieke pad (Critical Path), niet na elke taak een stukje. 
  • Taken die niet op het kritieke pad staan plan je op dezelfde manier, als er dan vertraging ontstaat dan hebben die ook nog voldoende buffer op het eind. 
  • Maak de planning met je team en vertel ze deze dingen, beter nog: Laat ze zelf dit beredeneren volgens de socratische methode.
  • Laat ze dagelijks rapporteren, niet op de voortgang of wat ze wel/niet gedaan hebben maar op vertraging op de einddatum van het te leveren product, of liever uiteraard, inloop op de buffer. 
  • Zolang ze binnen x?% in de bufferzone blijven is er geen rede tot paniek 

Dit waren de beste manieren van resourceplanning volgens Eliyahu Goldratt 

Resourceplanning

Andere boeken van Eliyahu Goldratt (bron: Wikipedia):

Getting Things Done (GTD) in outlook

Erik van Rijswoud Een reactie plaatsen
Getting Things Done - David Allen

Je kent het vast wel. Je mailbox is altijd vol. Gelezen en ongelezen mail staat door elkaar. Je reageert op het laatste mailtje dat in je inbox of postvak in staat, totdat er iets anders tussen komt. Oudere mail wordt niet meer gelezen. Mensen vragen je of je een bepaalde mail gelezen hebt en wanneer je er op gaat reageren.
Of andersom, je hebt iemand een mail gestuurd en je verwacht daar binnen een bepaalde tijd antwoord op. Hoe hou je in de gaten of iemand op tijd antwoord? Je kunt onmogelijk alles in je hoofd opslaan, daar wordt je gestrest van en je gaat onherroepelijk dingen vergeten.

Ik had hier ook last van, totdat ik het boek Getting Things Done (GTD) van David Allen gelezen had. Hierin beschrijft hij een methode om al je taken te organiseren zodat je geen stress meer hebt en toch alles gedaan krijgt. Er zijn allerlei GTD Tools maar ik heb een simpele GTD methode voor mezelf bedacht om in outlook mijn inbox zo snel mogelijk leeg te krijgen zodat ik me vervolgens kan storten op wat echt belangrijk is op het moment.

Hoe te beginnen

Er zijn een paar basisprincipes:

  1. Verwerk eerst het nieuwst mailje
  2. Verwerk één mail tegelijk
  3. Stop nooit iets terug in postvak-in

Lees het mailtje, op basis van de inhoud moet je een beslissing nemen

Moet ik er iets mee doen?

  1. Ja:
    1. Doe het direct (Alleen als het minder dan twee minuten van je tijd kost)
    2. Delegeer het
    3. Stel het uit
      1. Uitvoeren zodra het kan of
      2. In je agenda zetten
  2. Nee
    1. Prullenbak
    2. Ooit/misschien (bewaren om later te beoordelen)
    3. Archief

Schematisch ziet het er zo uit:

Categorieën

Ik ben begonnen  met het aanmaken van een aantal categorieën in outlook. Op basis van bovenstaande heb ik de volgende 3 categorien aangemaakt: “Wacht”, “Ooit”, “Actie”. Ik geef elk mailtje waar ik iets mee moet een categorie mee. Ook zet ik achter elk mailtje waar ik iets mee moet een vlaggetje (opvolgen) met een einddatum. Doe dit ook met verzonden items (“Wacht”)

Projectmappen

Ik ben projectleider dus al mijn acties hebben te maken met een project. Voor elk project heb ik één map, zonder submappen, aangemaakt onder mijn mailbox. Na elke verwerking markeer ik de mail als gelezen en verplaats ik hem naar een projectmap al dan niet gemarkeerd. Dat doe ik ook met verzonden mailtjes want dan heb je altijd alles bij elkaar. Als het iets is wat niet met de projecten te maken heeft dan gaat het naar het archief.

Je mailbox is leeg!

Als je alle mail verwerkt hebt dan is nu je mailbox leeg. Er mag niets meer in staan want je hebt al je mail verwerkt. Ga nu even achterover zitten, wat voor een gevoel geeft dat? 🙂
De eerste keer kan dit een langdurig proces zijn als je jarenlang mail in je inbox hebt laten staan. In dat geval zou ik eerst opschonen. Alles wat ouder is dan 2 maanden heb je waarschijnlijk geen acties meer voor, verplaats dit eerst naar je archief voordat je aan het verwerken slaat. Je kunt later je archief nog eens doorlopen om mail weg te gooien of te verplaatsen naar projectmappen. Maar het hoeft niet want je kunt in outlook op allerlei manieren zoeken naar oude mailtjes.

Actie

Er is in outlook een standaard zoekmap genaamd “Gemarkeerd voor opvolgen”. Omdat ik een vlaggetje gezet heb achter elk mailtje waar ik (nu of later) iets mee moet een vlaggetje gezet heb  komen ze vanzelf daar terecht. Deze lijst kun je sorteren op einddatum zodat je altijd op volgorde van belangrijkheid/prioriteit je mail kunt afwerken.

Je kunt de lijst ook sorteren op Categorie zodat je “Acties” bovenaan staan en “Wacht” onderaan.

Je kunt ook op “Map” sorteren zodat je alle gevlagde mail per project bij elkaar hebt.

Zodra je een mail hebt afgehandeld hoef je alleen het vlaggetje maar weg te halen en hij verdwijnt uit je lijst (maar hij staat nog wel in je projectmap met de oorspronkelijke categorie.

Laatste gedachten

Je kunt dit systeem verder helemaal aanpassen naar je eigen manier van werken maar dit is de basis. Maak het vooral niet te ingewikkeld (KISS). Ik gebruik zo weinig mogelijk categorien en projectmappen. Als een project is afgerond dan sla ik hem op in een map genaamd : “Oude mail” eventueel in een .pst bestand omdat anders mijn mailbox vol raakt (afhankelijk van je mailboxgrootte die je van je werkgever of provider hebt).

Als er behoefte is aan screenshots en step-by-step voorbeelden dan kan ik die altijd toevoegen. Laat maar een berichtje achter.

Succes met het leegmaken van je inbox!

luckybackup gui fails

Erik van Rijswoud Een reactie plaatsen

LuckyBackup is loaded on ubuntu. I get an crash error. If I use LuckyBackup SuperUser, the gui starts as expected.

 

Solution:

LuckyBackup saves its settings in a hidden (dot) directory within your home directory. If this is corrupted then this could cause your problem, particularly as the superuser profile works OK.

Generate a new “clean” settings directory. To do this, you simply rename the old one which will then mean that a new directory will be created when you run luckyBackup again. Note that you can always revert to the old version by reversing the command in 3) below.

1) Close luckyBackup
2) Open a terminal (Ctrl-Alt-t)
3) Paste the following code into the terminal…

Code:
mv ~/.luckyBackup ~/.luckyBackup_old

4) Open luckyBackup
5) Reconfigure all your settings as required
6) Establish if luckyBackup is working OK

 

Source: https://ubuntuforums.org/showthread.php?t=1950126

Is dit een idee voor dingen die je anders vergeet?

Erik van Rijswoud Een reactie plaatsen

Je hebt wel eens van die dingen die je te binnen schieten en die je eigenlijk wil opschrijven. En dan heb ik het over dingen die je niet moet vergeten te doen. Geen brainstorm die je in je voicerecorder kunt inspreken om later uit te werken maar concrete dingetjes, kleine herinneringen waar je actie op moet ondernemen. Maar soms heb je geen pen en papier bij de hand of je bent niet in de gelegenheid iets op te schrijven. In de auto bijvoorbeeld. Je mobiel heb je altijd bij je, toch? Neem een Xoip nummer, spreek je voicemail in en beluister het via je e-mail.

Niet mijn eigen idee hoor: http://www.meereffect.nl/articles/displayarticle.aspx?Link=/log/2006/08/heb_je_al_een_d.html

“(C) Copyright Taco Oosterkamp, expert in slimmer werken. Surf naar http://www.meereffect.nl voor meer artikelen over slimmer werken.”

Yahoo mail in outlook

Erik van Rijswoud Een reactie plaatsen

So here is how to add Yahoo Mail Folder in Outlook 2007.

Right click on the main folder (If you have multiple accounts, you can choose the account under which you want to have Yahoo Folder) under All Mail Items and Click New Folder. Give the name of your choice and click OK.

Right click on the new folder that you have created and choose Properties. Go to Home Page tab and write the web address into the address box. In this case, it would be http://mail.yahoo.com. Also check the box ‘Show home page by default for this folder‘.

Now click on this folder and you will be able to access Yahoo Mails within Outlook. If you have the new version of Yahoo Mail, you can also access Yahoo Messenger within Yahoo Mail.

How to change the home page or the startup page inside the Outlook?

You can also change the Yahoo Folder that you created now to the home page or the startup page of Outlook so that you will be first directed to Yahoo Mail as soon as you open Outlook.

To change the startup page, Click on Tools -> Options -> Other tab -> Advanced Options. Under general settings, click on Browse button and choose the folder that you created now and Click Ok.

Other Startup Pages: If you are using Gmail, Live Mail or other emails for which you have POP3 access, you may still want to use this feature for setting this as the other popular homepages like My Yahoo, iGoogle, My AOL, Live Homepage etc.

Met dank aan de originele poster:

http://www.lytebyte.com/2008/02/22/how-to-access-yahoo-mail-and-messenger-inside-ms-outlook-2007-without-pop3/

Tera Copy

Erik Een reactie plaatsen

Copy your files faster and easier

“Hive Five Winner for Best Alternative File Copier”

TeraCopy is a compact program designed to copy and move files at the maximum possible speed, providing the user a lot of features:

  • Copy files faster. TeraCopy uses dynamically adjusted buffers to reduce seek times. Asynchronous copy speeds up file transfer between two physical hard drives.
  • Pause and resume file transfers. Pause copy process at any time to free up system resources and continue with a single click.
  • Error recovery. In case of copy error, TeraCopy will try several times and in the worse case just skips the file, not terminating the entire transfer.
  • Interactive file list. TeraCopy shows failed file transfers and lets you fix the problem and recopy only problem files.
  • Shell integration. TeraCopy can completely replace Explorer copy and move functions, allowing you work with files as usual.
  • Full Unicode support.
  • Windows 7 x64 support.

-Download TeraCopy – Free for Home Users

Direct Folders

Erik Een reactie plaatsen

NOD32 geeft een virusmelding bij het downloaden!

Speed Up Your Workflow

Direct Folders guarantees you quick and direct access to your favorite and recent folders. Jump to any deeply nested folder in a single mouse click.

Direct Folders automatically resizes every standard file dialog, so you can see a larger number of files. Find what you looking for with less scrolling.

One of the many useful features of Direct Folders is its ability to automatically switch the folder views of open dialogs to thumbnails, list or details depending on the application you are working with. You can select your preference of file sort order to be the default as well.

Download Direct Folders – Free for Home Users

Tim Ferriss snelleessysteem

Erik Een reactie plaatsen

How much more could you get done if you completed all of your required reading in 1/3 or 1/5 the time?

Increasing reading speed is a process of controlling fine motor movement—period.

This post is a condensed overview of principles I (Tim Ferriss) taught to undergraduates at Princeton University in 1998 at a seminar called the “PX Project”. The below was written several years ago, so it’s worded like Ivy-Leaguer pompous-ass prose, but the results are substantial. In fact, while on an airplane in China two weeks ago, I helped Glenn McElhose increase his reading speed 34% in less than 5 minutes.

I have never seen the method fail. Here’s how it works…

Alternatief voor MindManager: Freemind

Erik Een reactie plaatsen

FreeMind is een prima alternatief voor het dure programma MindManager. Van MindManager wordt binnenkort een nieuwe versie verwacht, maar het is lastig te concurreren tegen een gratis programma, wat zo lekker en snel werkt als FreeMind. Zodra je FreeMind hebt gestart, begin je met het intikken van een kernwoord waar je over na wilt denken. Als je aan dat woord een ander woord wilt hangen, druk je op de Insert toets op je toetsenbord. Als je een ander woord op hetzelfde niveau wilt toevoegen, druk je op Enter. Zo maak je in no-time een mindmap (voorbeeld: http://freemind.sourceforge.net/docs/features/0_8_0/Features%200.8.0.html).
http://prdownloads.sourceforge.net/freemind/FreeMind-Windows-Installer-0_8_0.exe?download

Wat moet ik hiermee?

Erik Een reactie plaatsen

“Ik ga geen call meer aannemen die eigenlijk voor iemand anders is. Ik bemoei me niet met en call waar iemand anders mee bezig is, voor je het weet moet ik mijn tijd er in gaan steken tewijl het niet mijn probleem is.”
“Ik zie een call waarvan ik zeker weet dat die het beste door iemand anders kan worden opgelost of omdat het logisch is omdat het zijn specialiteit is. Ik doe er niets mee maar ik weet zeker dat de ander hem niet oppakt omdat het hem niet uit komt (bijvoorbeeld omdat de afspraak buiten zijn roostertijden vallen). Ik laat het eropaan komen.”
Zomaar een paar uitspraken van een collega.
Op het laatste moment springt ik toch in en lost ik het op, heb ik weer een goede daad verricht.

ICT niet belangrijk?

Erik Een reactie plaatsen

Vanmorgen in de fitnessclub hoorde ik toevallig iemand praten over het feit dat iemand waar hij voor werkte geen idee had hoe belangrijk de automatisering van het bedrijf was. Het ging zo te horen om een klein bedrijfje. Er was wel iets van automatisering maar hij gaf als voorbeeld dat er niet eens een backup werd gemaakt.

Dergelijke bedrijven richten zich op hun corebusiness, ze hebben geen verstand van ICT en denken er verder niet bij na wat er kan gebeuren als de computer defect raakt. Een paar voorbeelden van dingen die verloren kunnen gaan:
– De complete boekhouding
– Het klantenbestand
– E-mail en agenda’s
– Contracten
etc.

Verlies van dergelijke gegevens kan tot faillisement leiden!
Maar bedrijven kunnen ook veel efficienter werken als de ICT goed is opgezet. Als het bedrijf beschikt over een centraal netwerk dan kunnen gegevens centraal worden opgeslagen en niet bij alle medewerkers apart. Dit laatste brengt extra werk met zich mee omdat iedereen zijn eigen gegvens bij gaat houden terwijl hij zich op dat moment niet met de core business kan bezighouden. Synchroniseren van de lokale data met die op het netwerk maakt het mogelijk om altijd en overal over de juiste informatie te beschikken, je beschikt dan bij de klant over de juiste en laatste gegvens.

Het kost wel geld om iets dergelijks op te zetten en dat kan voor een klein bedrijf al gauw teveel zijn. Een alternatief voor een eigen server (of servers) kan het huren van computercapaciteit zijn. Tegen een redelijk tarief wordt de data in een zgn hostingcentre geplaatst, de data is overal en altijd beschikbaar. Je sluit een contract met de hosting provider waarbij wordt aangegeven hoe groot de beschikbaarhied is. De provider zorgt voor backups en alle andere rompslomp, daar heb je dan geen omkijken meer naar en je kunt je richten op je core business.
Als je toch je eigen server wilt hebben dan moet deze wel beheerd en onderhouden worden. Vaak wordt dat overgelaten aan een handige kennis of een medewerker doet het erbij. Het risico daarvan is dat de juiste expertise niet beschikbaar is op het moment dat het nodig is. De oplossing kan zijn om de automatisering uit te besteden. De computerapparatuur wordt dan op afstand beheerd door professionele beheerders, via contracten kun je alle risico’s afdekken.

Bovenstaande oplossingen kosten ook geld maar dat weegt niet op tegen de voordelen.

Professionele overdenkingen

Erik Een reactie plaatsen

Afgelopen maandag een cursus gehad genaamd “Resultaat gericht werken en persoonlijke effectiviteit”. In deze cursus kwam ter sprake dat het nuttig is om een logging bij te houden over wat je zoal in je werk meemaakt. Eerder had ik hier ook al eens iets over gehoord (ik luister regelmatig naar podcasts). Een dergelijke log is nuttig om de dingen van je af te schrijven. Schrijven is sowieso nuttig omdat je dan over dingen na moet denken om het goed neer te zetten.
Ik neem mij voor om regelmatig iets te schrijven. Ik moet hierbij wel opletten dat ik er geen dingen in zet die mijn collega’s of werkgever ook maar enig nadeel kan berokkenen.
Ik zal de naam van mijn werkgever daarom niet noemen, ook de namen van mijn collega’s niet.

Na bijna 20 jaar werkzaam geweest te zijn als techneut, van het repareren van beeldschermen en printers, via systeembeheerder tot wijzigingsbeheerder, ben ik nu werkzaam als coördinator van een groep systeem-, netwerk- en werkplekbeheerders. Dit is bij onze organisatie een functie tussen de Teamleider en een deel van de teamleden in. Ik heb geen verantwoordelijkheid, dat ligt bij de teamleider. Ik coördineer en plan de werkzaamheden en leid automatiseringsprojecten.
Ik heb geen opleiding gevolgd voor deze functie waarin leidinggevende capaciteiten wel nodig zijn. Ik loop vaak tegen dingen aan waar ik met mijn boerenverstand uit moet zien te komen. Het is wel nodig dat ik een opleiding voor leidinggevende ga volgen, een van mijn actiepunten is dat ik dat zelf moet regelen want mijn huidige teamleider doet dit niet voor mij.

Tot zover even een introductie, zoals gezegd zal ik proberen op gezette tijden iets te schrijven.

Het grote nieuws deze week is wel dat mijn teamleider te kennen heeft gegeven dat hij de organisatie gaat verlaten. Ik vind dat heel jammer omdat ik het heel goed met hem kan vinden. Het zet je ook meteen aan het denken want er gaat nogal wat veranderen als er een andere teamleider komt. Maar ik ben niet bang voor verandering, ik heb de ervaring dat het uiteindelijk in de meeste gevallen gunstig uitpakt.

Vandeweek deelgenomen aan een projectoverleg van een andere afdeling waar automatisering bij betrokken is. Ik vertegenwoordig daarbij mijn team, vertaal de wensen van de afdeling naar de techniek en geef aan wat er mogelijk is en wat niet. Dit is ook nieuw voor mij, ik wordt gezien als de kenner op ICT gebied. Gelukkig kan ik alles bij mijn collega’s die het echt weten navragen :). Ik moet wel zorgen dat alles wat ik afspreek ook waargemaakt kan worden dus ik moet wel uitkijken wat ik toezeg.

Een veel voorkomend probleem binnen het team is toch vaak de communicatie onderling, dit kan volgens mij beter. Er kunnen een paar redenen zijn waarom men niet communiceert. Ten eerste heb ik het idee dat systeembeheerders moeite hebben om iemand om hulp te vragen, ze zullen niet snel toegeven dat ze iets niet weten. Het gevolg is dat ze eerst zelf van alles gaan uit proberen, het kan heel goed voorkomen dat er dan dingen fout gaan. Maar ook als er niet iets fout gaat dan is het zonde van de tijd om het wiel opnieuw uit te vinden terwijl een collega allang had kunnen vertellen hoe wij het doen. Ten tweede kan kan ik me voorstellen dat men gewoon vergeet om even een of meer mensen op de hoogte te brengen van een belangrijke actie die is uitgevoerd. Want we moeten snel weer door naar de volgende storing of klus. Dit is ook de reden dat het incidentsysteem wat we hanteren niet op tijd en onvolledig wordt bijgehouden. Mijn taak is om de mensen te wijzen op het belang van communicatie. Ik zoek nog naar een effectieve manier om het voor eens en voor altijd tussen de oren te krijgen.

Marathon effect

Erik Een reactie plaatsen

Laatst hoorde ik van het “Marathon Effect”.
Dit is het effect dat je krijgt als er bij een marathon duizend(en) mensen aan de start staan, de mensen die vooraan staan gaan er bij het startschot meteen vandoor. De mensen die verder achteraan staan gaan pas lopen als de mensen voor hun weg zijn. De mensen die helemaal achteraan staan gaan pas langzaam lopen als de eersten al een kilometer ver zijn.

Dit effect heb je ook als je zelf op een bepaald niveau denkt te zijn en je het gevoel hebt dat anderen daar nog lang niet aan toe zijn. Hebben die anderen het startschot eigenlijk wel gehoord?
Een voorbeeld hiervan is het gebruik van Wiki’s, Podcasts en Weblogs. Sommige mensen in mijn omgeving hebben hier nog niet eens van gehoord, laat staan dat ze het nut inzien van dergelijke ontwikkelingen.
De kunst is dan om deze mensen het nut van dergelijke dingen in te laten zien en ze het ook te gaan laten gebruiken.

GTD voor Outlook

Erik Een reactie plaatsen

“Getting Things Done” is een methode, uitgevonden door David Allan, om alle troep in je hoofd te organiseren in een systeem.
Zo’n systeem heeft een heleboel voordelen. Ten eerste maak je je hoofd leeg zodat er niets in je achterhoofd ‘knaagt’ als “Er is iets wat ik nog moest doen maar ik weet niet meer wat het was”. Ten tweede heb je dus een systeem waar alles in staat zodat je niets meer kunt vergeten. En last but not least, je krijgt veel meer gedaan in veel minder tijd.

Microsoft-Outlook is daar ook goed voor te gebruiken, hier staan een paar tips. (De site werkt helaas alleen goed in Internet Explorer en niet in FireFox, wanneer leert men het nou eens ….)

Jello.Dashboard is een gratis (open source) plugin voor outlook, moet ik eens proberen.