Auteur: Erik

Vanmorgen in de fitnessclub hoorde ik toevallig iemand praten over het feit dat iemand waar hij voor werkte geen idee had hoe belangrijk de automatisering van het bedrijf was. Het ging zo te horen om een klein bedrijfje. Er was wel iets van automatisering maar hij gaf als voorbeeld dat er niet eens een backup werd gemaakt.

Dergelijke bedrijven richten zich op hun corebusiness, ze hebben geen verstand van ICT en denken er verder niet bij na wat er kan gebeuren als de computer defect raakt. Een paar voorbeelden van dingen die verloren kunnen gaan:
– De complete boekhouding
– Het klantenbestand
– E-mail en agenda’s
– Contracten
etc.

Verlies van dergelijke gegevens kan tot faillisement leiden!
Maar bedrijven kunnen ook veel efficienter werken als de ICT goed is opgezet. Als het bedrijf beschikt over een centraal netwerk dan kunnen gegevens centraal worden opgeslagen en niet bij alle medewerkers apart. Dit laatste brengt extra werk met zich mee omdat iedereen zijn eigen gegvens bij gaat houden terwijl hij zich op dat moment niet met de core business kan bezighouden. Synchroniseren van de lokale data met die op het netwerk maakt het mogelijk om altijd en overal over de juiste informatie te beschikken, je beschikt dan bij de klant over de juiste en laatste gegvens.

Het kost wel geld om iets dergelijks op te zetten en dat kan voor een klein bedrijf al gauw teveel zijn. Een alternatief voor een eigen server (of servers) kan het huren van computercapaciteit zijn. Tegen een redelijk tarief wordt de data in een zgn hostingcentre geplaatst, de data is overal en altijd beschikbaar. Je sluit een contract met de hosting provider waarbij wordt aangegeven hoe groot de beschikbaarhied is. De provider zorgt voor backups en alle andere rompslomp, daar heb je dan geen omkijken meer naar en je kunt je richten op je core business.
Als je toch je eigen server wilt hebben dan moet deze wel beheerd en onderhouden worden. Vaak wordt dat overgelaten aan een handige kennis of een medewerker doet het erbij. Het risico daarvan is dat de juiste expertise niet beschikbaar is op het moment dat het nodig is. De oplossing kan zijn om de automatisering uit te besteden. De computerapparatuur wordt dan op afstand beheerd door professionele beheerders, via contracten kun je alle risico’s afdekken.

Bovenstaande oplossingen kosten ook geld maar dat weegt niet op tegen de voordelen.

Afgelopen maandag een cursus gehad genaamd “Resultaat gericht werken en persoonlijke effectiviteit”. In deze cursus kwam ter sprake dat het nuttig is om een logging bij te houden over wat je zoal in je werk meemaakt. Eerder had ik hier ook al eens iets over gehoord (ik luister regelmatig naar podcasts). Een dergelijke log is nuttig om de dingen van je af te schrijven. Schrijven is sowieso nuttig omdat je dan over dingen na moet denken om het goed neer te zetten.
Ik neem mij voor om regelmatig iets te schrijven. Ik moet hierbij wel opletten dat ik er geen dingen in zet die mijn collega’s of werkgever ook maar enig nadeel kan berokkenen.
Ik zal de naam van mijn werkgever daarom niet noemen, ook de namen van mijn collega’s niet.

Na bijna 20 jaar werkzaam geweest te zijn als techneut, van het repareren van beeldschermen en printers, via systeembeheerder tot wijzigingsbeheerder, ben ik nu werkzaam als coördinator van een groep systeem-, netwerk- en werkplekbeheerders. Dit is bij onze organisatie een functie tussen de Teamleider en een deel van de teamleden in. Ik heb geen verantwoordelijkheid, dat ligt bij de teamleider. Ik coördineer en plan de werkzaamheden en leid automatiseringsprojecten.
Ik heb geen opleiding gevolgd voor deze functie waarin leidinggevende capaciteiten wel nodig zijn. Ik loop vaak tegen dingen aan waar ik met mijn boerenverstand uit moet zien te komen. Het is wel nodig dat ik een opleiding voor leidinggevende ga volgen, een van mijn actiepunten is dat ik dat zelf moet regelen want mijn huidige teamleider doet dit niet voor mij.

Tot zover even een introductie, zoals gezegd zal ik proberen op gezette tijden iets te schrijven.

Het grote nieuws deze week is wel dat mijn teamleider te kennen heeft gegeven dat hij de organisatie gaat verlaten. Ik vind dat heel jammer omdat ik het heel goed met hem kan vinden. Het zet je ook meteen aan het denken want er gaat nogal wat veranderen als er een andere teamleider komt. Maar ik ben niet bang voor verandering, ik heb de ervaring dat het uiteindelijk in de meeste gevallen gunstig uitpakt.

Vandeweek deelgenomen aan een projectoverleg van een andere afdeling waar automatisering bij betrokken is. Ik vertegenwoordig daarbij mijn team, vertaal de wensen van de afdeling naar de techniek en geef aan wat er mogelijk is en wat niet. Dit is ook nieuw voor mij, ik wordt gezien als de kenner op ICT gebied. Gelukkig kan ik alles bij mijn collega’s die het echt weten navragen :). Ik moet wel zorgen dat alles wat ik afspreek ook waargemaakt kan worden dus ik moet wel uitkijken wat ik toezeg.

Een veel voorkomend probleem binnen het team is toch vaak de communicatie onderling, dit kan volgens mij beter. Er kunnen een paar redenen zijn waarom men niet communiceert. Ten eerste heb ik het idee dat systeembeheerders moeite hebben om iemand om hulp te vragen, ze zullen niet snel toegeven dat ze iets niet weten. Het gevolg is dat ze eerst zelf van alles gaan uit proberen, het kan heel goed voorkomen dat er dan dingen fout gaan. Maar ook als er niet iets fout gaat dan is het zonde van de tijd om het wiel opnieuw uit te vinden terwijl een collega allang had kunnen vertellen hoe wij het doen. Ten tweede kan kan ik me voorstellen dat men gewoon vergeet om even een of meer mensen op de hoogte te brengen van een belangrijke actie die is uitgevoerd. Want we moeten snel weer door naar de volgende storing of klus. Dit is ook de reden dat het incidentsysteem wat we hanteren niet op tijd en onvolledig wordt bijgehouden. Mijn taak is om de mensen te wijzen op het belang van communicatie. Ik zoek nog naar een effectieve manier om het voor eens en voor altijd tussen de oren te krijgen.

Laatst hoorde ik van het “Marathon Effect”.
Dit is het effect dat je krijgt als er bij een marathon duizend(en) mensen aan de start staan, de mensen die vooraan staan gaan er bij het startschot meteen vandoor. De mensen die verder achteraan staan gaan pas lopen als de mensen voor hun weg zijn. De mensen die helemaal achteraan staan gaan pas langzaam lopen als de eersten al een kilometer ver zijn.

Dit effect heb je ook als je zelf op een bepaald niveau denkt te zijn en je het gevoel hebt dat anderen daar nog lang niet aan toe zijn. Hebben die anderen het startschot eigenlijk wel gehoord?
Een voorbeeld hiervan is het gebruik van Wiki’s, Podcasts en Weblogs. Sommige mensen in mijn omgeving hebben hier nog niet eens van gehoord, laat staan dat ze het nut inzien van dergelijke ontwikkelingen.
De kunst is dan om deze mensen het nut van dergelijke dingen in te laten zien en ze het ook te gaan laten gebruiken.