Je kent het vast wel. Je mailbox is altijd vol. Gelezen en ongelezen mail staat door elkaar. Je reageert op het laatste mailtje dat in je inbox of postvak in staat, totdat er iets anders tussen komt. Oudere mail wordt niet meer gelezen. Mensen vragen je of je een bepaalde mail gelezen hebt en wanneer je er op gaat reageren.
Of andersom, je hebt iemand een mail gestuurd en je verwacht daar binnen een bepaalde tijd antwoord op. Hoe hou je in de gaten of iemand op tijd antwoord? Je kunt onmogelijk alles in je hoofd opslaan, daar wordt je gestrest van en je gaat onherroepelijk dingen vergeten.
Ik had hier ook last van, totdat ik het boek Getting Things Done (GTD) van David Allen gelezen had. Hierin beschrijft hij een methode om al je taken te organiseren zodat je geen stress meer hebt en toch alles gedaan krijgt. Er zijn allerlei GTD Tools maar ik heb een simpele GTD methode voor mezelf bedacht om in outlook mijn inbox zo snel mogelijk leeg te krijgen zodat ik me vervolgens kan storten op wat echt belangrijk is op het moment.
Hoe te beginnen
Er zijn een paar basisprincipes:
- Verwerk eerst het nieuwst mailje
- Verwerk één mail tegelijk
- Stop nooit iets terug in postvak-in
Lees het mailtje, op basis van de inhoud moet je een beslissing nemen
Moet ik er iets mee doen?
- Ja:
- Doe het direct (Alleen als het minder dan twee minuten van je tijd kost)
- Delegeer het
- Stel het uit
- Uitvoeren zodra het kan of
- In je agenda zetten
- Nee
- Prullenbak
- Ooit/misschien (bewaren om later te beoordelen)
- Archief
Schematisch ziet het er zo uit:
Categorieën
Ik ben begonnen met het aanmaken van een aantal categorieën in outlook. Op basis van bovenstaande heb ik de volgende 3 categorien aangemaakt: “Wacht”, “Ooit”, “Actie”. Ik geef elk mailtje waar ik iets mee moet een categorie mee. Ook zet ik achter elk mailtje waar ik iets mee moet een vlaggetje (opvolgen) met een einddatum. Doe dit ook met verzonden items (“Wacht”)
Projectmappen
Ik ben projectleider dus al mijn acties hebben te maken met een project. Voor elk project heb ik één map, zonder submappen, aangemaakt onder mijn mailbox. Na elke verwerking markeer ik de mail als gelezen en verplaats ik hem naar een projectmap al dan niet gemarkeerd. Dat doe ik ook met verzonden mailtjes want dan heb je altijd alles bij elkaar. Als het iets is wat niet met de projecten te maken heeft dan gaat het naar het archief.
Je mailbox is leeg!
Als je alle mail verwerkt hebt dan is nu je mailbox leeg. Er mag niets meer in staan want je hebt al je mail verwerkt. Ga nu even achterover zitten, wat voor een gevoel geeft dat? 🙂
De eerste keer kan dit een langdurig proces zijn als je jarenlang mail in je inbox hebt laten staan. In dat geval zou ik eerst opschonen. Alles wat ouder is dan 2 maanden heb je waarschijnlijk geen acties meer voor, verplaats dit eerst naar je archief voordat je aan het verwerken slaat. Je kunt later je archief nog eens doorlopen om mail weg te gooien of te verplaatsen naar projectmappen. Maar het hoeft niet want je kunt in outlook op allerlei manieren zoeken naar oude mailtjes.
Actie
Er is in outlook een standaard zoekmap genaamd “Gemarkeerd voor opvolgen”. Omdat ik een vlaggetje gezet heb achter elk mailtje waar ik (nu of later) iets mee moet een vlaggetje gezet heb komen ze vanzelf daar terecht. Deze lijst kun je sorteren op einddatum zodat je altijd op volgorde van belangrijkheid/prioriteit je mail kunt afwerken.
Je kunt de lijst ook sorteren op Categorie zodat je “Acties” bovenaan staan en “Wacht” onderaan.
Je kunt ook op “Map” sorteren zodat je alle gevlagde mail per project bij elkaar hebt.
Zodra je een mail hebt afgehandeld hoef je alleen het vlaggetje maar weg te halen en hij verdwijnt uit je lijst (maar hij staat nog wel in je projectmap met de oorspronkelijke categorie.
Laatste gedachten
Je kunt dit systeem verder helemaal aanpassen naar je eigen manier van werken maar dit is de basis. Maak het vooral niet te ingewikkeld (KISS). Ik gebruik zo weinig mogelijk categorien en projectmappen. Als een project is afgerond dan sla ik hem op in een map genaamd : “Oude mail” eventueel in een .pst bestand omdat anders mijn mailbox vol raakt (afhankelijk van je mailboxgrootte die je van je werkgever of provider hebt).
Als er behoefte is aan screenshots en step-by-step voorbeelden dan kan ik die altijd toevoegen. Laat maar een berichtje achter.
Succes met het leegmaken van je inbox!
