“Elke dag je In-box leeg” [Meereffect]: Mailbeheer in Outlook

Mailbeheer in Outlook

In dit artikel geeft ik wat meer uitleg bij Mailbeheer in Outlook, hoe je e.e.a. kunt instellen. “Mijn” systeem voor Mailbeheer in Outlook is gebaseerd op David Alan’s “Getting Things Done” (GTD) en heb ik in de loop der jaren aangepast aan mijn eigen behoeften. Doe er je voordeel mee en pas het aan naar je eigen behoefte.

1. Introductie van Mailbeheer in Outlook

In een eerder artikel heb ik al kort uitgelegd hoe ik GTD in Outlook gebruik om mijn postvak ik zo leeg mogelij te houden. In dit artikel geeft ik wat meer uitleg bij Mailbeheer in Outlook hoe je e.e.a. kunt instellen, met screenshots ter illustratie. Dit artikel is gebaseerd op een oudere versie van Outlook maar is nog steeds relevant en bruikbaar.

Sommige mensen vinden het vervelend als hun In-box vol staat met allerlei mailtjes waar al dan niet iets mee moet gebeuren, anderen hebben daar totaal geen last van. Zelf heb ik graag een lege In-box maar ik wil wel graag weten welke acties er naar aanleiding van mailtjes nog gedaan moeten worden. Dat geeft rust in mijn hoofd, zonder dat ik dingen ga vergeten. Ik laat je graag zien hoe ik mijn Mailbeheer in Outlook doe.Mailbeheer in outlook: Snelklikken instellenvMailbeheer in outlook: Snelklikken instellen

“Mijn” systeem voor Mailbeheer in Outlook is gebaseerd op David Alan’s “Getting Things Done” (GTD) en heb ik in de loop der jaren aangepast aan mijn eigen behoeften. Doe er je voordeel mee en pas het aan naar je eigen behoefte.

2. Voorafgaande tips voordat je begint met mailbeheer in Outlook

• Bekijk je mail op gezette tijden, bijvoorbeeld twee keer per dag om 10:00 uur en 14:00 uur. Niet meer dan dat
• Zorg dat outlook niet automatisch opstart als je inlogt.
• Zet outlook uit als je ergens geconcentreerd mee bezig moet zijn.
• Zet meldingen op je bureaublad, en in je taakbalk, voor nieuwe mail uit!
• Vertel je contacten dat je je mail niet de hele dag checkt en dat ze je moeten bellen als het zo belangrijk is dat het direct actie vergt
• Zet in je handtekening op welke dagen je niet werkt, en waar men dan wel terecht kan.
• Je kunt op dagen dat je niet werkt ook je afwezigheid assistent aanzetten, al is het maar één dag. Zet wel in je agenda dat je hem aan moet zetten, anders vergeet je het (Ik wel tenminste).
• Gooi je prullenbak niet meteen leeg bij het afsluiten van outlook. Gooi 1x per week/maand oude mail handmatig permanent weg. Dan kun je altijd nog iets terughalen.
• Gebruikt je organisatie MS-Teams dan ben je bezet als je in een vergadering zit of als je een geplande taak in je agenda hebt staan.
• Cc is ter informatie, gewoonlijk is er geen actie nodig. Vertel je contacten dat je er op deze manier naar kijkt. Als ze van jou een actie verwachten dan moeten ze je niet in de cc zetten.
  
• Als je Mailbeheer in Outlook consequent doet dan geeft het rust in je hoofd

3. Opzet van mailbeheer in Outlook

Onderstaande is gebaseerd op Outlook 2010 maar in principe werkt het in alle MS-Office (outlook) versies.

Om het schema te kunnen volgen heb je een paar dingen nodig:

1. Een mappenstructuur onder je In-box voor projecten en andere referenties
2. Default opvolgen (flag) actie (Ik gebruik “Morgen”)
3. Categorieën, zoals
   1. Actie (voor mezelf)
   2. Wachten (op iemand anders)
   3. Later/Misschien
   4. Bespreken met …
   5. Voor overleg …
   6. Lezen
   7. Bellen
   8. etc.
4. Default categorie (Ik gebruik “Wachten”)
5. Maak filters (regels) voor:
   1. CC
   2. Reclame
   3. Nieuwsbrieven
   4. etc.
6. Maak een zoekmap voor “Opvolgen” en zet deze in je favorieten
7. Maak eventueel zoekmappen voor je categorieën en zet die eventueel ook in je favorieten.
8. Een persoonlijke voorkeur van mij: Ik zet discussies aan in mijn In-box en in mijn projectmappen. Dan heb ik meteen alle informatie over een onderwerp bij elkaar (outlook kijkt ook naar alle andere mappen naar dezelfde discussie))

4. Mappenstructuur

Onder mijn In-box heb ik voor elk project een map aangemaakt, eventueel met submappen voor projecten met meerdere onderdelen of subprojecten. Maak niet teveel submappen want dan raak je de weg kwijt en kun je dingen moeilijk terugvinden. Let in de benaming erop dat submappen herkenbaar zijn als submap van een bepaald project. Als je bijvoorbeeld in elke projectmap een submap planning hebt zet er dan de afkorting van het betreffende project in, dat komt later weer van pas.

4.1. Map aanmaken

Klik met je rechter muisknop op “Postvak In” en dan op “Nieuwe map…”

Geef de map een naam en klik op OK

Voor een submap doe je hetzelfde door op de map te klikken die je al aangemaakt had.

Doe dit voor elk project/subproject en andere mappen die je nodig hebt.

Je kunt later altijd nog mappen toevoegen dus als je er nu een vergeet dan geeft het niet.

5. Default opvolgen (flag) actie

Ga naar “Opvolgen” – “Snelklikken instellen…”

Default opvolgen flag instellen

Stel in de selectiebox je default actie in:

Helaas kun je hier niet ingeven welke dag van de week, als je “Deze week” selecteert dan stelt outlook de datum van a.s. vrijdag in als einddatum. Selecteer je “Volgende week” dan stelt hij volgende week vrijdag als einddatum in.

Als je nu in je In-box op het vlaggetje achter een mailtje klikt dan krijg je in dit geval morgen een herinnering dat je deze taak moet doen. Hiervoor moet je wel herinnering voor taken aan hebben staan in de outlook opties.

6. Categorieën

De links in deze en volgende hoofdstukken doen het niet meer, ik zet dat op mijn ToDo lijstje. Dankzij Mailbeheer in Outlook is mijn inbox wel leeg maar mijn ToDo lijstje niet.

Stel veelgebruikte categorieën in. Klik op “Snelklikken instellen…”

Maak er niet teveel want dan moet je scrollen.

Je kunt ook een default actie instellen:

Hier is “Wachten” ingesteld, als je in je In-box achter je mail op het categorie vakje klikt dan wordt deze standaard toegekend.

7. Filters (Regels)

Ik heb filters gemaakt voor:

• CC
• Reclame en Nieuwsbrieven
• Meldingen van de Servicedesk

Dit zijn meestal dingen waarop ik, niet meteen, actie op hoef te nemen. Soms zijn het dingen die ongelezen naar de prullenbak kunnen.

Ik verplaats mailtjes die aan de filters voldoen naar aparte mappen en kijk er naar wanneer ik tijd heb. De map kun je eventueel in je favorieten zetten om ze toch in beeld te houden, ik heb dat bijvoorbeeld alleen met de cc map gedaan. De rest staat gewoon tussen mijn andere mappen, daar kijk ik alleen naar als mijn oog er op valt. Of wekelijks tijdens “Onderhoud”.

Er zijn verschillende manieren om regels aan te maken. Je kunt bijvoorbeeld met rechts op een mail of afzender klikken en dan in de lijst “Regels” aanklikken. Het kan ook via “Bestand” – “Info” – “Regels en waarschuwingen beheren”. Je krijgt dan heel veel opties, hier moet je even mee spelen en uitproberen. Misschien wijdt ik er nog wel eens een artikel aan.

8. Zoekmappen

Zoekmappen zijn handig om bijvoorbeeld alle ongelezen mail of geflagde mail op te zoeken.

Je kunt een zoekmap in je favorieten zetten zodat je er snel bij kunt en meteen overzicht hebt. klik erop met rechts en dan op “In favorieten weergeven” of sleep hem naar je favorieten.

Er staan al een aantal standaard zoekmappen in outlook.

Als je een nieuwe zoekmap wil aanmaken klik je met rechts op “Zoekmappen” en dan op “Nieuwe zoekmap”

Je kunt een zoekmap ook aanpassen, klik met rechts en selecteer “Deze zoekmap aanpassen”

Vul je criteria in en sla hem op

Ik heb de zoekmappen “CC” en “Ongelezen of opvolgen” aangemaakt en in mijn favorieten gezet.

Maak je favorieten lijst niet te lang want dan blijft er minder ruimte over voor je andere mappen.

9. Mijn werkwijze voor Mailbeheer in Outlook

• Ik kijk alleen in mijn mail als ik daar tijd voor heb, dus als ik geen andere zaken gepland heb.
• Omdat ik mijn mailbox gegroepeerd heb op discussies hoef ik niet de hele lijst door om te kijken of er mailtjes zijn die bij elkaar horen. Meestal heb je alleen het laatste mailtje nodig, de rest kan meteen naar de betreffende projectmap of naar de prullenbak..
• Ik begin ook meestal bovenaan, mail die meer naar onder staat is soms al weer achterhaald door nieuwere mail of niet meer relevant. Het is me al een paar keer overkomen dat ik tijd had besteed aan het beantwoorden van een mailtje welke al opgelost bleek in een volgende mail.

De procedure voor mailbeheer in outlook

1. Bekijk je mailtjes eerst globaal door en gooi weg wat niet belangrijk is
2. Open een mail in het voorbeeldvenster en niet door dubbelklikken.
3. Besluit eerst of je zelf actie moet ondernemen of iemand anders, in het tweede geval stuur je hem door. Als je reactie verwacht dan zet je op het doorgestuurde bericht een vlag, hangt de categorie “Wachten” er aan en sleep hem naar een projectmap.
4. Besluit of je nu actie moet ondernemen, meestal hoeft dat niet meteen!
5. Markeer als gelezen.
6. Kun je het in 2 minuten afhandelen, dan meteen doen. Ongeacht welke prio het heeft.
7. Duurt afhandeling langer dan 2 minuten? Dan vlaggetje er achter, geef meteen aan wanneer je een herinnering wil. Vandaag, Morgen, deze week of volgende week zijn snelkeuzes maar je kunt elke datum invoeren.
8. Geef meteen minimaal één categorie mee, meer kan ook. Bijvoorbeeld Actie, Wachten, Later/misschien, Lezen, Bellen, Bespreken met …, Voor overleg … etc.
9. Sleep het mailtje uit de In-box naar de betreffende projectmap.
10. Herhaal vanaf 2
11. JE INBOX IS LEEG

Vergeet je verzonden items niet

1. Nu je map met verzonden items nog
   1. Als je nog op iemand wacht dan zet je er een vlaggetje achter en ken je de categorie “Wachten” toe.
   2. Verplaats hem naar de juist projectmap
   3. Verzonden items is nu ook leeg en je hebt alle correspondentie bij elkaar in de juiste projectmap.

En nu doorpakken

1. Ga nu naar je zoekmap “Opvolgen” die je in je favorieten hebt gezet.
2. Deze lijst kun je groeperen per categorie of per map.
   1. Stel dat je een telefoonrondje wil gaan doen dan klik je de categorie “Bellen” open en werk je de mailtjes daarin af.
   2. Stel dat je voor een bepaald project wil gaan werken, groepeer dan op “Map”, open het betreffende project en werk de mailtjes af. Is het klaar dan vink je het vlaggetje af.
   3. Zo hou je je aandacht bij één onderwerp of soort actie en hoef je niet telkens te schakelen. Overschakelen kost telkens tijd en het geeft rust in je hoofd als je alles bij elkaar houdt.
3. Sommige dingen duren wat langer, deze kun je op een vrij blok in je agenda inplannen. Zet outlook uit als je aan dit soort taken werkt!
4. Elke dag krijg je nu herinneringen voor taken die je gevlagd had als “Opvolgen” met een specifieke datum in stap 6. De rest hoef je niet naar te kijken, je krijgt op tijd een waarschuwing.
5. Wees wel heel consequent met vlaggen, categoriseren en in de juiste map opslaan. Anders gaat je systeem onderuit.

Onderhoud een belangrijk onderdeel voor mailbeheer in outlook

1. Plan 1x per week (ik doe het vrijdagmorgen) een uur “onderhoud” in om alle gevlagde e-mailtjes nog eens te bekijken.
   1. Sorteer je “Opvolgen“ zoekmap op datum, begin bij de oudste.
   2. Is er nog steeds actie nodig? Nee? Dan vlag weghalen.
   3. Wel actie nodig? Klopt de datum nog? Anders aanpassen.
   4. Zijn er dingen die nu al kunnen of die te laat zijn (kan eigenlijk niet)? Doen.
   5. Gefilterde Cc’s even bekijken, opvolgen op dezelfde manier als je In-box. Meestal kun je het na lezen meteen naar een projectmap verhuizen zonder verdere actie. Je bent weer op de hoogte maar je hoeft er niets mee te doen.
   6. Gefilterde reclame en nieuwsbrieven, ook daar kijk ik op dezelfde manier naar als naar mijn In-box. Meestal kan het weg (of Unsuscribe), soms wil ik het lezen dan zet ik er een vlaggetje achter en geef ik het de categorie “Lezen” mee en verplaats eventueel naar een projectmap
2. Categorie “Wachten”. Als de termijn verstreken is kun je hem verlengen en een herinnering sturen, er achteraan bellen is sneller (categorie bellen instellen i.p.v. wachten), of misschien wel weggooien omdat het niet meer van toepassing is 🙂

Voordeel van bovenstaande methode is ook dat je niet in één grote bak naar een specifiek mailtje hoeft te zoeken. De zoekfunctie in outlook werkt niet echt makkelijk en je krijgt vaak veel onnodige hits. Als je weet wie een mailtje aan je gestuurd heeft en ongeveer wanneer dan weet je ook over welk project het gaat en kun je het makkelijk terugvinden in de betreffende projectmap, ook voor verzonden mailtjes.

Dit was mijn manier van Mailbeheer in Outlook, ik hoop dat je er wat van opgestoken hebt.

Bronnen voor beter mailbeheer in Outlook:

Onderstaande bronnen heb ik gebruikt, het zijn geen affiliate links.

• Boek: David Alan: Getting Things Done (GTD)
  • Hierop is bovenstaande gebaseerd
• http://www.meereffect.nl/
  • Trainingen
  • Artikelen, video’s
  • Nieuwsbrieven met tips
• Google op “GTD” en “GTD in outlook”
• http://gettingthingsdone.com/
  • De website van David Alan
  • Wel een beetje ‘Amerikaans’

Overige literatuur:

Overige boeken die zijdelings te maken hebben met mailbeheer in outlook, doe er je voordeel mee.

• Stephen R. Covey – De 7 eigenschappen van effectief leiderschap
• Timothy Ferriss – Een werkweek van 4 uur