Vanmorgen in de fitnessclub hoorde ik toevallig iemand praten over het feit dat iemand waar hij voor werkte geen idee had hoe belangrijk de automatisering van het bedrijf was. Het ging zo te horen om een klein bedrijfje. Er was wel iets van automatisering maar hij gaf als voorbeeld dat er niet eens een backup werd gemaakt.
Dergelijke bedrijven richten zich op hun corebusiness, ze hebben geen verstand van ICT en denken er verder niet bij na wat er kan gebeuren als de computer defect raakt. Een paar voorbeelden van dingen die verloren kunnen gaan:
– De complete boekhouding
– Het klantenbestand
– E-mail en agenda’s
– Contracten
etc.
Verlies van dergelijke gegevens kan tot faillisement leiden!
Maar bedrijven kunnen ook veel efficienter werken als de ICT goed is opgezet. Als het bedrijf beschikt over een centraal netwerk dan kunnen gegevens centraal worden opgeslagen en niet bij alle medewerkers apart. Dit laatste brengt extra werk met zich mee omdat iedereen zijn eigen gegvens bij gaat houden terwijl hij zich op dat moment niet met de core business kan bezighouden. Synchroniseren van de lokale data met die op het netwerk maakt het mogelijk om altijd en overal over de juiste informatie te beschikken, je beschikt dan bij de klant over de juiste en laatste gegvens.
Het kost wel geld om iets dergelijks op te zetten en dat kan voor een klein bedrijf al gauw teveel zijn. Een alternatief voor een eigen server (of servers) kan het huren van computercapaciteit zijn. Tegen een redelijk tarief wordt de data in een zgn hostingcentre geplaatst, de data is overal en altijd beschikbaar. Je sluit een contract met de hosting provider waarbij wordt aangegeven hoe groot de beschikbaarhied is. De provider zorgt voor backups en alle andere rompslomp, daar heb je dan geen omkijken meer naar en je kunt je richten op je core business.
Als je toch je eigen server wilt hebben dan moet deze wel beheerd en onderhouden worden. Vaak wordt dat overgelaten aan een handige kennis of een medewerker doet het erbij. Het risico daarvan is dat de juiste expertise niet beschikbaar is op het moment dat het nodig is. De oplossing kan zijn om de automatisering uit te besteden. De computerapparatuur wordt dan op afstand beheerd door professionele beheerders, via contracten kun je alle risico’s afdekken.
Bovenstaande oplossingen kosten ook geld maar dat weegt niet op tegen de voordelen.
